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Inventory Report Generation On All The SP Online Tenant Site Collections

Introduction 

 
Hi guys, I want to share a cool SPO PowerShell script that can easily generate an Inventory Report with all the Lists/Libraries their respective Site Collections/Subsite collections and other related details.
 
Save the below PS script on your local Path. Run it from your Windows PowerShell ISE after making the below-highlighted changes.
 
SPO PowerShell Script 
  1. #Add - PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell - ErrorAction SilentlyContinue  
  2. #Load SharePoint CSOM Assemblies  
  3. Add - Type - Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.dll"  
  4. Add - Type - Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"  
  5. Add - Type - Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.Online.SharePoint.Client.Tenant.dll"  
  6. Import - Module Microsoft.Online.SharePoint.Powershell - DisableNameChecking  
  7. #Import - Module‘ C: \Program Files\ SharePoint Online Management Shell\ Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell’ - DisableNameChecking  
  8. #Config Parameters  
  9. $ReportOutput = "D:\WebJobs\SPOListInfo_$(get-date -f yyyy-MM-dd).csv"  
  10. #Get All Site collections from the Tenant - Including Modern Team sites and communication sites  
  11. Function Get - SPOSites($AdminSiteURL, $Cred) {  
  12.     #Setup credentials to connect  
  13.     $Credentials = New - Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)  
  14.     #Array to store Result  
  15.     $ResultSet = @()  
  16.     #Setup the context  
  17.     $Ctx = New - Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($AdminSiteURL)  
  18.     $Ctx.Credentials = $Credentials  
  19.     #Get the tenant object  
  20.     $Tenant = New - Object Microsoft.Online.SharePoint.TenantAdministration.Tenant($ctx)  
  21.     #Get All Site Collections  
  22.     $SiteCollections = $Tenant.GetSitePropertiesFromSharePoint(0, $true)  
  23.     $Ctx.Load($SiteCollections)  
  24.     $Ctx.ExecuteQuery()  
  25.     #Iterate through Each site collection  
  26.     ForEach($Site in $SiteCollections) {  
  27.         Write - Host "Processing Site Collection :"  
  28.         $Site.URL - f Yellow  
  29.         $ctx = New - Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($Site.Url)  
  30.         $Ctx.Credentials = $credentials  
  31.         $rootweb = $Ctx.Web  
  32.         $childWebs = $rootweb.Webs  
  33.         $Ctx.Load($rootweb)  
  34.         $Ctx.Load($childWebs)  
  35.         #Check the Feature Status  
  36.         $SiteFeatureId = "E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4"  
  37.         $FeatureStatus = $rootweb.Features.GetById($SiteFeatureId)  
  38.         $FeatureStatus.Retrieve("DefinitionId")  
  39.         $Ctx.Load($FeatureStatus)  
  40.         $Ctx.ExecuteQuery()  
  41.         $lists = $rootweb.Lists  
  42.         $Ctx.Load($lists)  
  43.         $Ctx.ExecuteQuery()  
  44.         foreach($list in $lists) {  
  45.             #Get site collection details  
  46.             $Result = new - object PSObject  
  47.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Title" - Value $Site.Title  
  48.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Url" - Value $Site.Url  
  49.             #$Result | add - member - membertype NoteProperty - name "SiteExperience" - Value $Site.Features["E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4"] # - eq $null) {  
  50.             "Classic"  
  51.         } else {  
  52.             "Modern"  
  53.         }  
  54.         if ($FeatureStatus.DefinitionId - ne $null) {  
  55.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Site Experience" - Value 'Modern'  
  56.         } else {  
  57.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Site Experience" - Value 'Classic'  
  58.         }  
  59.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Title" - Value $list.Title  
  60.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List ItemCount" - Value $list.ItemCount  
  61.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Experience" - Value $list.ListExperienceOptions  
  62.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List BaseTemplateID" - Value $list.BaseTemplate  
  63.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Created" - Value $list.Created  
  64.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List BaseType" - Value $list.BaseType  
  65.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Hidden" - Value $list.Hidden  
  66.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Id" - Value $list.Id  
  67.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List LastItemModifiedDate" - Value $list.LastItemModifiedDate  
  68.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List ParentWebUrl" - Value $list.ParentWebUrl  
  69.         $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Description" - Value $list.Description  
  70.         $ResultSet += $Result  
  71.     }  
  72.     #$ctx = New - Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($Site.Url)  
  73.     #$ctx.Credentials = $Credentials  
  74.     #$Web = $ctx.Web  
  75.     #$ctx.Load($web)  
  76.     # $ctx.Load($web.Webs)  
  77.     # $ctx.executeQuery()  
  78.     # $Site = $Ctx.Web  
  79.     # $Ctx.Load($Site)  
  80.     # $Ctx.Load($Site.Webs)  
  81.     # $Ctx.executeQuery()  
  82.     foreach($web in $childWebs) {  
  83.         #$web = $Ctx.Web  
  84.         Write - Host "Processing subsite :"  
  85.         $web.URL - f Green  
  86.         #Check the Feature Status  
  87.         $WebFeatureId = "52E14B6F-B1BB-4969-B89B-C4FAA56745EF"  
  88.         $FeatureStatus = $web.Features.GetById($WebFeatureId)  
  89.         $FeatureStatus.Retrieve("DefinitionId")  
  90.         $Ctx.Load($FeatureStatus)  
  91.         $Ctx.ExecuteQuery()  
  92.         $lists = $web.Lists  
  93.         $ctx.Load($lists)  
  94.         $ctx.ExecuteQuery()  
  95.         foreach($list in $lists) {  
  96.             #Get site collection details  
  97.             $Result = new - object PSObject  
  98.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Title" - Value $web.Title  
  99.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Url" - Value $web.Url  
  100.             #$Result | add - member - membertype NoteProperty - name "SiteExperience" - Value $web.Features["52E14B6F-B1BB-4969-B89B-C4FAA56745EF"] # - eq $null) {  
  101.             "Classic"  
  102.         } else {  
  103.             "Modern"  
  104.         }  
  105.         #if((Get - SPFeature - Identity {  
  106.             52E14 B6F - B1BB - 4969 - B89B - C4FAA56745EF  
  107.         } - ErrorAction SilentlyContinue - Web) - ne $null) {  
  108.             if ($FeatureStatus.DefinitionId - ne $null) {  
  109.                 $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Site Experience" - Value 'Modern'  
  110.             } else {  
  111.                 $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "Site Experience" - Value 'Classic'  
  112.             }  
  113.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Title" - Value $list.Title  
  114.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List ItemCount" - Value $list.ItemCount  
  115.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Experience" - Value $list.ListExperienceOptions  
  116.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List BaseTemplateID" - Value $list.BaseTemplate  
  117.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Created" - Value $list.Created  
  118.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List BaseType" - Value $list.BaseType  
  119.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Hidden" - Value $list.Hidden  
  120.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Id" - Value $list.Id  
  121.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List LastItemModifiedDate" - Value $list.LastItemModifiedDate  
  122.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List ParentWebUrl" - Value $list.ParentWebUrl  
  123.             $Result | add - member - membertype NoteProperty - name "List Description" - Value $list.Description  
  124.             $ResultSet += $Result  
  125.         }  
  126.     }  
  127. }  
  128. #Export Result to csv file  
  129. $ResultSet | Export - Csv $ReportOutput - notypeinformation  
  130. }  
  131. #Set Parameters  
  132. $AdminSiteUrl = "https://abcdcorp-admin.sharepoint.com"  
  133. $Cred = Get - Credential  
  134. #sharepoint online powershell list all sites  
  135. Get - SPOSites - AdminSiteURL $AdminSiteUrl - Cred $Cred  
Just configure your own File Path and Tenant Admin URL as highlighted.
 
Once the CSV report is generated, save it as an Excel WorkBook type.
 
Sort the List Item Count from Descending to Ascending.
 
Classify all the Large Lists/Libraries[Items Count>5k] and paste them in a separate spreadsheet. 
 
Classify all the Future Large Lists/Libraries[Items Count 3k-5k] and paste them in a separate spreadsheet that is prone to be future potential Large Lists/Libraries.
 
Handle the Large Lists/Libraries with some cool concepts like Automated Archival + Retention Labeling + Retention Policy using Power Automation Flows OR Azure Web Jobs OR Azure Functions.
 
Thus, we can use the above Inventory Report generation for various further Processes like Archival + Retention. Cheers!!! 
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