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PowerShell Script to Remove Users or Groups From SharePoint Web App Policy

Introduction: Consider a scenario where you want to remove multiple users or groups from SharePoint web applications. Doing it manually consumes time. A PowerShell script is useful here. This articles outlines how to remove users or groups from a SharePoint web app user policy using a PowerShell script.

Functionality: The script discussed in this section does the following:

   1. Remove a specific user or group from the web app policy
   2. Remove a list of users or groups from the web app policy

Function 1
 
The following piece of code removes a specific user of a group from the web app policy, this functionality requires an input file (WebapplicationList.txt) that lists the web application details in which the user or group should be removed.
  1. Function RemoveSpecificUser()  
  2.   {  
  3.       $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group to remove from the   user policy (e.g domain\user) "  
  4. write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5.   
  6.       $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  7.       if($Didyouplacethefile -eq 'y')  
  8.                {  
  9.                   $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt  
  10.       if($testpath)  
  11.                 {  
  12.    foreach($webapplication in get-content"$scriptbase\WebapplicationList.txt")  
  13.          {  
  14.              $webapp = get-spwebapplication $webapplication -ea silentlycontinue  
  15.       if($webapp -ne $null)  
  16.          {  
  17.     #Not enumerating the policies... Once the policy changes by removing the first user it terminates enumeration at that step, so sending it to an output file  
  18.   
  19. foreach($policy in $webapp.policies)  
  20.         {  
  21.          $policy.username | out-file $scriptbase\UserName.txt -append  
  22.         }  
  23.   
  24. foreach($username in get-content "$scriptbase\UserName.txt")  
  25.         {  
  26.           if($username -eq $UserOrGroup)  
  27.         {  
  28.      write-host "User policy found" -for magenta  
  29.   
  30.     write-host "Removing user policy for the user or group " $userorgroup " from the webapplication " $webapplication -fore yellow  
  31.      
  32.        $policy = $webApp.Policies.Remove($userOrGroup)  
  33. write-host "User policy for the User or group " $userorgroup " removed from the webapplication " $webapplication -fore green  
  34.   
  35.     $webApp.Update()  
  36.        }  
  37.   else  
  38.       {  
  39. write-host "No action required for the user or group " $username " on the web app " $webapplication -fore cyan  
  40.    }  
  41. }  
  42. #removing the output file for next web app in the list  
  43.      remove-item $scriptbase\UserName.txt -confirm:$false  
  44.     write-host ""  
  45.    write-host ""  
  46.   
  47. }  
  48. else  
  49. {  
  50. write-host ""  
  51. write-host "Invalid webapplication ...." $webapplication " please check the URL ...." -fore red  
  52. write-host ""  
  53. }  
  54. }  
  55. }  
  56. else  
  57. {  
  58. write-host ""  
  59. write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  60. write-host ""  
  61. }  
  62. }  
  63. else  
  64. {  
  65. write-host ""  
  66. write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  67. write-host ""  
  68. }  
  69.   
  70. } 

Function 2
The following piece of code removes multiple users or groups from a web app policy. This functionality requires 2 input files (WebapplicationList.txt and UserList.txt).

• WebapplicationList.txt: to hold the list of web applications in which the users or groups are to be removed
• UserList.txt: to hold the list of users or groups that needs to be removed from the web applications
  1. Function RemoveListOfUsers()  
  2. {  
  3.   
  4. write-host "Place the UserList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  5. $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the UserList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  6.       if($Didyouplacethefile -eq 'y')    
  7.            {    
  8.               $TestPath = Test-path -path $scriptbase\UserList.txt    
  9.      if($TestPath)    
  10.            {    
  11.               write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta    
  12.     
  13.     $Didyouplacethefile1 = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"    
  14.        if($Didyouplacethefile1 -eq 'y')    
  15.            {    
  16.               $TestPath1 = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt    
  17.        if($TestPath1)    
  18.              {    
  19.                  foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")    
  20.              {    
  21.                    $webapp = get-spwebapplication $webapplication -ea silentlycontinue    
  22.          if($webapp -ne $null)    
  23.           {    
  24.      foreach($user in get-content $scriptbase\UserList.txt)    
  25.           {    
  26.            #Not enumerating the policies... Once the policy changes by removing the first user it terminates enumeration at that step, so sending it to an output file    
  27.     
  28.        foreach($policy in $webapp.policies)    
  29.           {    
  30.              $policy.username | out-file $scriptbase\UserName.txt -append    
  31.            }    
  32.     
  33.                foreach($username in get-content "$scriptbase\UserName.txt")    
  34.                              {    
  35.                                   if($username -eq $user)    
  36.                               {    
  37. write-host "User policy found" -fore magenta    
  38. write-host "Removing user policy for the user or group " $user " from the webapplication " $webapplication -fore yellow    
  39. $policy = $webApp.Policies.Remove($user)    
  40. write-host "User policy for the User or group " $user " removed from the webapplication " $webapplication -fore green    
  41.                $webApp.Update()    
  42.           }    
  43.       }    
  44. #removing the output file for next web app in the list    
  45. remove-item $scriptbase\UserName.txt -confirm:$false    
  46. write-host ""    
  47. write-host ""    
  48.           }    
  49.     }    
  50. else    
  51. {    
  52.          write-host ""    
  53.              write-host "Invalid webapplication ...." $webapplication " please check the URL ...." -fore red    
  54. write-host ""    
  55.              }    
  56.            }    
  57.          }    
  58.   else    
  59.     {    
  60.      write-host ""    
  61.        write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan    
  62. write-host ""    
  63.        }     
  64.     
  65.   }    
  66.           else    
  67.     {    
  68.         write-host ""    
  69.        write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan    
  70.       write-host ""    
  71.       }    
  72. }    
  73.               else    
  74.          {    
  75.      write-host ""    
  76.      write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan    
  77.      write-host ""    
  78.       }    
  79.   }    
  80.             else    
  81.       {    
  82.      write-host ""     
  83.      write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan    
  84.      write-host ""    
  85.   }    
  86.     
  87.  }    
  88.    Complete Code:    
  89.    $LogTime = Get-Date -Format yyyy-MM-dd_hh-mm    
  90.     $LogFile = ".\RemoveUserOrGroupFromWebAppPolicyPatch-$LogTime.rtf"    
  91.   
  92. # Add SharePoint PowerShell Snapin    
  93.     
  94.     
  95. if ( (Get-PSSnapin -Name Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null )    
  96.    {    
  97.       Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell    
  98.   }    
  99.     
  100. $scriptBase = split-path $SCRIPT:MyInvocation.MyCommand.Path -parent    
  101. Set-Location $scriptBase    
  102.     
  103. write-host "TESTING FOR LOG FOLDER EXISTENCE" -fore yellow    
  104. $TestLogFolder = test-path -path $scriptbase\Logs    
  105. if($TestLogFolder)    
  106.       {     
  107.       write-host "The log folder already exist in the script location" -fore yellow    
  108.       $clearlogfolder = read-host "Do you want to clear the log folder (y/n)"    
  109.     
  110. if($clearlogfolder -eq 'y')    
  111.          {    
  112.         write-host "The user choosen to clear the log folder" -fore yellow    
  113.          write-host "Clearing the log folder" -fore yellow    
  114. remove-item $scriptbase\Logs\* -recurse -confirm:$false    
  115.         write-host "Log folder cleared" -fore yellow    
  116.    }    
  117.      else    
  118.  {    
  119.       write-host "The user choosen not to clear the log files" -fore yellow    
  120.  }    
  121.     
  122.  }    
  123.     else    
  124. {    
  125.     write-host "Log folder does not exist" -fore yellow    
  126.    write-host "Creating a log folder" -fore yellow    
  127.    New-Item $Scriptbase\Logs -type directory    
  128.    write-host "Log folder created" -fore yellow    
  129. }    
  130.   
  131. #moving any .rtf files in the scriptbase location    
  132. $FindRTFFile = Get-ChildItem $scriptBase\*.* -include *.rtf    
  133.     
  134. if($FindRTFFile)    
  135.    {    
  136. write-host "Some old log files are found in the script location" -fore yellow    
  137. write-host "Moving old log files into the Logs folder" -fore yellow    
  138.     
  139. foreach($file in $FindRTFFile)    
  140.     {    
  141.        move-item -path $file -destination $scriptbase\logs    
  142.    }    
  143. write-host "Old log files moved successfully" -fore yellow    
  144. }    
  145.     
  146. start-transcript $logfile    
  147.     
  148.     
  149. Function RemoveSpecificUser()    
  150. {    
  151.     
  152. $UserOrGroup = read-host "Enter the user or group to remove from the user policy (e.g domain\user) "    
  153. write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta    
  154. $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"    
  155.     
  156. if($Didyouplacethefile -eq 'y')    
  157. {    
  158.          $testpath = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt    
  159. if($testpath)    
  160.         {    
  161. foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")    
  162. {    
  163. $webapp = get-spwebapplication $webapplication -ea silentlycontinue    
  164.    if($webapp -ne $null)    
  165.      {    
  166. #Not enumerating the policies... Once the policy changes by removing the first user it terminates enumeration at that step, so sending it to an output file    
  167.     
  168. foreach($policy in $webapp.policies)    
  169.     {    
  170.        $policy.username | out-file $scriptbase\UserName.txt -append    
  171. }    
  172.     
  173.       foreach($username in get-content "$scriptbase\UserName.txt")    
  174.    {    
  175.           if($username -eq $UserOrGroup)    
  176.    {    
  177. write-host "User policy found" -for magenta    
  178. write-host "Removing user policy for the user or group " $userorgroup " from the webapplication " $webapplication -fore yellow    
  179. $policy = $webApp.Policies.Remove($userOrGroup)    
  180. write-host "User policy for the User or group " $userorgroup " removed from the webapplication " $webapplication -fore green    
  181. $webApp.Update()    
  182. }    
  183.     
  184.     else    
  185.          {    
  186. write-host "No action required for the user or group " $username " on the web app " $webapplication -fore cyan    
  187. }    
  188. }    
  189. #removing the output file for next web app in the list    
  190. remove-item $scriptbase\UserName.txt -confirm:$false    
  191. write-host ""    
  192. write-host ""    
  193.     
  194. }    
  195.     else    
  196. {    
  197. write-host ""    
  198. write-host "Invalid webapplication ...." $webapplication " please check the URL ...." -fore red    
  199. write-host ""    
  200.               }    
  201.           }    
  202.      }    
  203.               else    
  204.          {    
  205.            write-host ""    
  206.            write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan    
  207.            write-host ""    
  208.            }    
  209.   }    
  210.           else    
  211.           {    
  212.         write-host ""     
  213.         write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan    
  214.         write-host ""    
  215.          }    
  216.     
  217. }    
  218.     
  219.     
  220. Function RemoveListOfUsers()    
  221. {    
  222.   
  223. write-host "Place the UserList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  224. $Didyouplacethefile = read-host "Did you place the UserList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  225. if($Didyouplacethefile -eq 'y')    
  226.         {    
  227.            $TestPath = Test-path -path $scriptbase\UserList.txt    
  228. if($TestPath)    
  229.       {    
  230.   
  231. write-host "Place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists" -fore Magenta  
  232. $Didyouplacethefile1 = read-host "Did you place the WebapplicationList.txt file under the folder where the script exists (y/n)?"  
  233. if($Didyouplacethefile1 -eq 'y')    
  234.             {    
  235.             $TestPath1 = Test-path -path $scriptbase\WebapplicationList.txt    
  236.     
  237. if($TestPath1)    
  238.             {    
  239.     
  240. foreach($webapplication in get-content "$scriptbase\WebapplicationList.txt")    
  241.               {    
  242.                $webapp = get-spwebapplication $webapplication -ea silentlycontinue    
  243.     
  244. if($webapp -ne $null)    
  245.            {    
  246.     
  247. foreach($user in get-content $scriptbase\UserList.txt)    
  248.        {    
  249.  
  250. #Not enumerating the policies... Once the policy changes by removing the first user it terminates enumeration at that step, so sending it to an output file  
  251. foreach($policy in $webapp.policies)    
  252.     {    
  253.        $policy.username | out-file $scriptbase\UserName.txt -append    
  254.     }    
  255.     
  256. foreach($username in get-content "$scriptbase\UserName.txt")    
  257.    {    
  258.     
  259. if($username -eq $user)    
  260.            {    
  261.          write-host "User policy found" -fore magenta    
  262.          write-host "Removing user policy for the user or group " $user " from the   webapplication " $webapplication -fore yellow    
  263.             
  264.            $policy = $webApp.Policies.Remove($user)    
  265.           write-host "User policy for the User or group " $user " removed from the webapplication " $webapplication -fore green    
  266.         $webApp.Update()    
  267.      }    
  268. }    
  269.  
  270. #removing the output file for next web app in the list  
  271. remove-item $scriptbase\UserName.txt -confirm:$false  
  272. write-host ""  
  273. write-host ""  
  274. }  
  275. }  
  276. else  
  277. {  
  278. write-host ""  
  279. write-host "Invalid webapplication ...." $webapplication " please check the URL ...." -fore red  
  280. write-host ""  
  281. }  
  282. }  
  283. }  
  284. else  
  285. {  
  286. write-host ""  
  287. write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  288. write-host ""  
  289. }  
  290.   
  291. }  
  292. else  
  293. {  
  294. write-host ""  
  295. write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  296. write-host ""  
  297. }  
  298. }  
  299. else  
  300. {  
  301. write-host ""  
  302. write-host "The file is not placed or its incorrectly spelled" -fore cyan  
  303. write-host ""  
  304. }  
  305. }   
  306. else  
  307. {  
  308. write-host ""  
  309. write-host "The user choose to exit.... Please try again after placing the file" -fore cyan  
  310. write-host ""  
  311. }  
  312.   
  313. }  
  314.   
  315. write-host "########################################################################################################" -fore cyan  
  316. write-host "Enter 1 to remove specific user from user policy" -fore green  
  317. write-host "Enter 2 to remove list of users from user policy" -fore green  
  318. write-host "########################################################################################################" -fore cyan  
  319.   
  320. $option = read-host "Enter the option "  
  321.   
  322. switch($option)  
  323.   
  324. {  
  325.   
  326. 1{  
  327.   
  328. RemoveSpecificUser   
  329.   
  330. }  
  331.   
  332. 2{  
  333.   
  334. RemoveListOfUsers  
  335.   
  336. }  
  337.   
  338.   
  339. }  
  340. write-host "SCRIPT COMPLETED" -fore Blue  
  341. stop-transcript  
Execution Procedure

Step 1: Download and copy the script to the SharePoint server.
Step 2: Launch the SharePoint management shell.
Step 3: Navigate to the script path and execute the following script:
 
 
Enter option “1” or “2” to get the desired output.

Conclusion

Thus this article outlined how to remove users or groups from a SharePoint web app policy using a PowerShell script.


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